В заявке можно отслеживать отправку оригиналов документов двумя способами: автоматически по трек-коду Почты России или СДЭК либо вручную, без запроса к службе доставки. После получения статуса доставки система может использовать дату получения документов для расчёта срока оплаты за рейс.
Перед использованием автоматического отслеживания настройте интеграцию по инструкции «Настройка интеграции с Почтой России и СДЭК».
Способы отслеживания
- Автоматическое (по трек-коду) — система запрашивает статусы у Почты России или СДЭК, показывает текущий статус, историю, плановую и фактическую даты доставки.
- Ручное — пользователь самостоятельно указывает состояние документов и даты. Запросы в службу доставки в этом режиме не выполняются.
Как добавить трек-код и запустить автоматическое отслеживание
- Откройте заявку и перейдите к блоку «Отслеживание документа».
- Выберите «Автоматическое (по трек-коду)».
- Выберите Почту России или СДЭК.
- Введите трек-код и нажмите «Отследить». Для Почты России поддерживаются российские и международные трек-коды, для СДЭК — числовой номер отправления.
- Система проверит формат номера и сразу запросит данные у выбранной службы. После успешного ответа в карточке появятся текущий статус и история статусов.
К одной заявке можно привязать несколько отправлений разных служб. Один и тот же трек-код можно указать в нескольких заявках одной организации: статус и история такого отправления будут общими и обновятся во всех связанных заявках.
Как работает автоматическое обновление
Фоновая проверка запускается каждые 30 минут. Новый статус появится после того, как служба доставки вернёт его системе в одном из очередных циклов, поэтому время события у перевозчика и время обновления в заявке могут отличаться.
- СДЭК. Система каждые 30 минут проверяет все незавершённые отправления, если интеграция настроена и доступна.
- Почта России с договором. Система каждые 30 минут проверяет все незавершённые отправления. Обмен выполняется пакетно: сначала Почта России принимает запрос, затем система получает результат, поэтому для появления статуса может потребоваться несколько фоновых циклов.
- Почта России без договора. При добавлении трек-кода выполняется первоначальный запрос. Для следующей автоматической проверки необходимо установить плановую дату доставки. Когда эта дата наступит, система один раз повторно запросит статус. Для дальнейшей проверки используйте «Обновить статус» или установите новую плановую дату.
Автоматические запросы прекращаются после получения любого финального статуса — как успешного, так и неуспешного. Для СДЭК и Почты России с договором автоматическая проверка также прекращается после трёх ошибок, накопленных с последнего успешного обновления. При необходимости статус можно запросить вручную.
Какие данные обновляет система
- Текущим становится самый поздний по времени известный статус.
- В «Истории статуса» отображаются этапы, полученные от службы доставки.
- СДЭК может передать плановую дату доставки. Если пользователь установил плановую дату вручную, ответ службы её не перезапишет.
- При успешном финальном статусе дата этого статуса записывается как фактическая дата доставки.
- Если служба вернула неизвестный системе статус или ошибку, данные не считаются успешно обновлёнными. Повторите запрос позже.
Как вручную запросить свежий статус по трек-коду
- В блоке «Отслеживание документа» выберите «Автоматическое (по трек-коду)».
- В карточке нужного отправления нажмите «Обновить статус».
- После ответа службы система обновит текущий статус, историю и доступные даты. Если запрос завершился ошибкой, повторите его позднее и проверьте настройки интеграции.
Кнопка «Подробная информация» открывает страницу отправления на сайте Почты России или СДЭК. Плановую дату можно задать или изменить непосредственно в карточке отправления.
Как вести отслеживание полностью вручную
- В блоке «Отслеживание документа» выберите «Ручное».
- Укажите статус: «Не отправлено», «В пути» или «Доставлено».
- Для статуса «В пути» можно указать плановую дату прибытия.
- Для статуса «Доставлено» обязательно укажите дату получения.
- Нажмите «Сохранить». Чтобы скорректировать данные, нажмите «Редактировать».
В ручном режиме система не обращается к Почте России или СДЭК и не проверяет указанные даты по трек-коду.
Как доставка влияет на срок оплаты
Автоматический пересчёт выполняется для заявок с расчётом оплаты от даты получения оригиналов, если в организации используется модуль дебиторской задолженности, настроены срок и тип периода оплаты и плановые даты оплаты не были зафиксированы вручную.
Если к заявке привязано несколько отправлений, пересчёт выполняется после получения успешного финального статуса хотя бы по одному из них. Используется самая поздняя из уже известных фактических дат доставки; после доставки следующего отправления дата может быть пересчитана ещё раз. В ручном способе отслеживания для пересчёта используется указанная пользователем дата получения документов.