Для кого: транспортные компании, которые работают со статусами оплат в CARGO.RUN без синхронизации с 1С.
Что потребуется: подключённый модуль «Дебиторская задолженность» и права на просмотр или изменение заявки.
Что показывают статусы оплаты
Статус оплаты помогает быстро понять, получена ли оплата от контрагента и есть ли просрочка. Статус отображается в заявке и используется в фильтрах списка заявок и отчёте «Дебиторская задолженность».
Какие статусы доступны
- «Не оплачен» — начальный статус новой заявки. Плановая дата платежа необязательна.
- «Оплачен» — оплата получена полностью. Укажите плановую и фактическую даты платежа.
- «Частичная оплата» — получена часть суммы. Укажите плановую дату платежа и остаток к оплате.
- «Просрочен» — плановая дата платежа прошла, а заявка осталась неоплаченной или оплаченной частично. Этот статус устанавливает система; назначить его вручную нельзя.
Как изменить статус оплаты
В карточке заявки
Администратор, менеджер или главный логист транспортной компании может изменить оплату без перехода в форму редактирования:
- Откройте заявку.
- Нажмите на цветной статус платежа рядом со статусом заявки.
- Выберите новый статус и заполните поля, которые появятся.
- Нажмите «Сохранить».
Для статуса «Оплачен» система покажет поле «Фактическая дата платежа», для статуса «Частичная оплата» — поле «Остаток к оплате». В этом же окне можно изменить плановую дату платежа.
В форме редактирования заявки
Откройте заявку на редактирование и перейдите к блоку «Оплата». Здесь доступны дата выставления счёта, плановая дата платежа, статус платежа, фактическая дата платежа, остаток к оплате и комментарий.
Обязательные поля и проверки
- Для любого статуса, кроме «Не оплачен», обязательна плановая дата платежа.
- Для статуса «Оплачен» обязательна фактическая дата платежа.
- Для статуса «Частичная оплата» обязателен остаток к оплате: больше нуля и меньше стоимости заявки.
- Если вы меняете уже сохранённую плановую дату платежа, добавьте комментарий с причиной изменения.
При переходе на другой статус система очищает поля, которые больше не нужны: фактическую дату — если выбран статус не «Оплачен», остаток — если выбран статус не «Частичная оплата».
Как рассчитывается плановая дата платежа
Если заполнены поля «Вид срока оплаты» и «Срок оплаты», система рассчитывает плановую дату от даты выставления счёта:
- в календарных днях — добавляет указанное количество календарных дней;
- в банковских днях — добавляет указанное количество рабочих дней.
Дата выставления счёта зависит от значения поля «Основание для выставления счёта»:
- «По сканам» — дата выставления счёта и плановая дата платежа заполняются после перевода заявки в статус «Выполнена». Если позднее изменить поле «Дата выставления счёта», система автоматически пересчитает плановую дату по текущим значениям полей «Вид срока оплаты» и «Срок оплаты».
- «При выгрузке» — дата выставления счёта и плановая дата платежа заполняются после перевода заявки в статус «Выполнена».
- «По оригиналам» — расчёт выполняется после получения оригиналов. Дата получения может поступить из отслеживания отправления или быть указана вручную в блоке «Оплата» при статусе документов «Доставлено».
Важно: если при редактировании вручную указать плановую дату платежа, это значение имеет приоритет над автоматическим расчётом. Вручную заданные даты также не перезаписываются последующими автоматическими событиями.
Когда заявка становится просроченной
Проверка выполняется автоматически примерно раз в 6 часов по часовому поясу организации. Статус меняется на «Просрочен», если одновременно выполнены условия:
- подключён модуль «Дебиторская задолженность»;
- заявка создана не более трёх месяцев назад;
- заявка запланирована, активна или выполнена;
- текущий статус оплаты — «Не оплачен» или «Частичная оплата»;
- плановая дата платежа уже прошла.
В день, указанный как плановая дата платежа, просрочка ещё не устанавливается. Если оплата не отмечена, статус изменится при одной из следующих проверок после наступления следующего дня.
Как найти заявки по статусу оплаты
- Откройте список заявок.
- Раскройте фильтры и найдите поле «Статус оплаты».
- Выберите один или несколько статусов, например «Просрочен» и «Частичная оплата».
Если поля или кнопка изменения недоступны
- Проверьте, подключён ли модуль «Дебиторская задолженность».
- Убедитесь, что у вашей роли есть право редактировать заявку. Быстрое изменение статуса в карточке доступно администратору, менеджеру и главному логисту транспортной компании.
- Диспетчеру транспортной компании статус оплаты в карточке заявки не показывается.