Актуально для: руководителей транспортной компании без 1С
Связанные модули: Дебиторская задолженность.
1. Назначение
Функционал предназначен для контроля оплат по транспортным заявкам. Функция статуса оплаты позволяет логистам и руководителям компаний вручную устанавливать статус оплаты и плановую дату оплаты, автоматически отслеживать состояние расчетов по каждой заявке и контролировать дебиторскую задолженность.
Для чего это нужно
Видеть, какие заявки уже оплачены, а какие ещё ждут оплаты.
Планировать поступления по заявкам и контролировать сроки оплаты.
Удобно управлять просрочками и частичными оплатами.
Где доступно
В форме создания и редактирования заявки, в разделе «Оплата» доступны поля «Статус оплаты» и «Плановая дата оплаты».
Функция доступна при подключённом модуле «Дебиторская задолженность».
2. Обзор элементов на форме заявки
На форме создания или редактирования заявки в разделе «Оплата» доступны следующие поля:
Статус платежа: выпадающий список с возможными статусами
Плановая дата платежа: дата, установленная системой автоматически либо заданная вручную, когда ожидается поступление денежных средств от контрагента. Дата не может быть меньше текущей даты
Сумма остатка (отображается при определенных условиях): поле для указания неоплаченной суммы.
3. Статусы оплаты
Доступны четыре статуса:
«Не оплачен» – статус по умолчанию для новой заявки.
«Оплачен» – заявка оплачена полностью.
«Частичная оплата» – клиент перевел часть суммы.
«Просрочен» – плановая дата оплаты наступила, но оплата не поступила или поступила частично. Устанавливается системой автоматически.
4. Работа со статусами и датами
4.1. Установка статуса вручную
Вы можете вручную изменить статус оплаты в любой момент:
1) Откройте заявку на редактирование.
2) В разделе оплаты выберите нужный «Статус платежа» из выпадающего списка.
При выборе статуса «Частичная оплата»:
Ниже автоматически появится поле «Сумма остатка».
Обязательно укажите сумму, которую клиент еще должен.
Система проверит, что сумма остатка является числом, больше нуля и меньше общей суммы заявки.
4.2. Указание плановой даты оплаты
Поле «Плановая дата платежа» можно заполнить двумя способами:
Вручную в формате ДД/MM/ГГГГ (например, 25.12.2025).
Через календарь, который открывается кликом на поле или при установке в него курсора.
4.3. Автоматический расчет плановой даты
1. Если в заявке заполнены поля «Срок оплаты» и «Вид срока оплаты», система может рассчитать плановую дату автоматически после проставления фактической даты выполнения (выгрузки):
В календарных днях: Плановая дата = Дата выгрузки + Указанный срок.
В банковских днях (Пн-Пт): Плановая дата = Дата выгрузки + Указанный срок (исключая выходные дни).
2. Система рассчитает даты автоматически в зависимости от того, какие документы используются для подтверждения перевозки.
При создании заявки в разделе оплаты появляется поле «Основание для выставления счета». Доступные опции: «По оригиналам», «По сканам», «При выгрузке».
Если у компании подключен модуль «Дебиторская задолженность», поле становится обязательным для заполнения.
Логика расчета «Даты выставления счета» и «Плановой даты платежа»:
Компания работает по оригиналам
Менеджер при создании заявки выбирает в поле «Основание для выставления счёта» → «По оригиналам».
Система отслеживает доставку груза по трек-номеру.
Когда отправление получает статус «Доставлен»:
система автоматически проставляет дату выставления счёта;
рассчитывает плановую дату оплаты на основании:
вида срока оплаты (календарные или банковские дни);
количества дней в поле «Срок оплаты».
Компания работает по сканам или «При выгрузке»
Менеджер выбирает в поле «Основание для выставления счёта» → «По сканам» либо «При выгрузке»
Когда заявка переходит в статус «Выполнено»:
система автоматически проставляет дату выставления счёта (день выполнения);
рассчитывает плановую дату оплаты на основании вида и срока оплаты:
вида срока оплаты (календарные или банковские дни);
количества дней в поле «Срок оплаты».
5. Автоматическое отслеживание просрочки
Система ежедневно проверяет все выполненные заявки со статусом «Не оплачен» или «Частичная оплата».
Если текущая дата превышает «Плановую дату платежа», система автоматически меняет статус заявки на «Просрочен».
Это позволяет быстро видеть в системе все проблемные с точки зрения оплаты заявки.
6. Просмотр и фильтрация в списке заявок
Для удобства статус оплаты отображается непосредственно в общем списке заявок.
Вы можете отфильтровать заявки по статусу оплаты:
Перейдите в список заявок.
Найдите колонку «Статус оплаты».
Используйте фильтр-мультиселект (возможность выбрать несколько статусов сразу), чтобы отобразить только нужные вам заявки (например, все «Просроченные»).
Часто задаваемые вопросы
1. Почему я не вижу полей для работы с оплатой в заявке?
Проверьте, активирован ли для вашей компании модуль «Дебиторская задолженность». Если модуль не подключён, поля в заявке не отображаются. Обратитесь к бизнес-партнёру вашей компании для подключения.
2. Заявка выполнена, но статус оплаты не меняется на «Просрочен», хотя дата прошла. Почему?
Автоматическая проверка происходит с периодичностью раз в 6 часов. Обновите страницу позже.
3. Что будет, если после частичной оплаты я укажу сумму остатка, большую чем сумма заявки?
Система выдаст ошибку и не позволит сохранить заявку до тех пор, пока значение не будет исправлено на корректное (сумма остатка должна быть числом > 0 и < общей суммы заявки).