Цель отчета
Отчет по дебиторской задолженности предназначен для логистов и руководителей как удобный инструмент контроля ожидаемых платежей от контрагентов. По сути, это финансовый календарь компании, в котором собрана вся информация по оплате завершенных рейсов:
- какие счета и на какую сумму ожидают оплаты;
- когда должны поступить деньги;
- какие платежи уже просрочены;
- какой клиент и сколько должен.
Сотрудники транспортных компаний получают полное представление о будущих поступлениях и могут планировать расходы (топливо, ремонт, зарплаты), зная, когда и сколько денег придет.
Для кого сделан инструмент
Руководитель отдела логистики — видит общую картину оплат по всем контрагентам, может планировать поступления по датам.
Логист небольшой транспортной компании (без 1С) — получает замену сложным учетным системам, может вручную контролировать платежи и вести историю оплат.
Где найти
Меню: Отчёты → Финансы и учёт → Отчет «Дебиторская задолженность»
Как выглядит и работает отчет
В таблице отображаются все заявки. По умолчанию показывается текущий месяц, а заявки сортируются по плановой дате оплаты (по возрастанию). Для каждой заявки выводится ключевая информация:
ID заявки — внутренний номер рейса
Контрагент — компания-клиент, которая должна оплатить
Стоимость заявки — сумма к оплате по договору
ТС — госномер автомобиля, выполнявшего перевозку
Маршрут — начальная и конечная точки маршрута перевозки груза
Дата выставления счета — дата отправки счёта клиенту
Плановая дата оплаты — срок, установленный клиентом для перечисления средств
Фактическая дата оплаты — дата поступления денег на счет
Статус — Текущее состояние оплаты («Оплачен», «Частично оплачен», «Не оплачен»)
Комментарий — примечания по поводу оплаты (например, причины задержки)
Цветовая маркировка статусов
Система автоматически подсвечивает статусы для быстрой ориентации:
Красный — оплата просрочена более чем на 1 день.
Желтый — оплата ожидается сегодня или завтра.
Зеленый — оплата поступила.
Основные сценарии работы с отчётом
1. Общие итоги таблиц
В нижней части отчёта представлены сводные суммы:
- Ожидаемые поступления - общая ожидаемая сумма платежей за указанный период.
- Поступило - суммы фактически полученных платежей.
- Задолженность - общий размер задолженности.
2. Фильтрация
Фильтрация по периоду. В верхней панели отчёта можно выбрать периода анализа (любой диапазон дат).
Фильтрация по организации. Позволяет анализировать задолженность в разрезе юридических лиц вашей компании.
Фильтрация по контрагенту. Дает возможность просмотра истории и долгов отдельного клиента. В отчете в поле «Контрагент» выберите нужного контрагента в фильтре.
При фильтрации по контрагенту теперь отображается:
- Период расчёта. Можно выбрать период для анализа: 30, 60, 90, 180 или 365 дней. Доступна опция «За все время» для полного исторического анализа. Все показатели автоматически пересчитываются при изменении периода.
- Общая сумма за период — стоимость всех заявок за выбранный период.
- Оплачено — сумма оплаченных заявок (включая частичные оплаты).
- Ожидаемая оплата — сумма платежей, срок которых еще не наступил.
- Средняя просрочка — среднее количество дней просрочки по историческим данным. Учитывает все предыдущие задержки платежей, а не только текущую ситуацию. Помогает оценить платежную дисциплину клиента в динамике.
- Долг (просрочка) — общая сумма текущей задолженности контрагента. Учитывает все неоплаченные счета на выбранный период.
- Количество просроченных заявок — число счетов с истекшим сроком оплаты.
Фильтрация по статусу. Дает возможность выбирать заявки по статусу, к примеру, только оплаченные или только просроченные заявки.
3. Группировка по датам
Используя настройку группировки по датам оплаты, можно собрать заявки по отдельным дням с указанием общей суммы платежей за каждую дату. Эта опция удобна для планирования расходов и учёта будущих поступлений.
Для каждой даты отображаются:
- Стоимость всех заявок — общая сумма заявок с этой датой оплаты.
- Полученные платежи — фактически оплаченные суммы за эту дату.
- Ожидаемые платежи — суммы, которые еще должны поступить.
Эта опция удобна для планирования расходов и учёта будущих поступлений. Развернув отдельную группу, можно просмотреть детальные сведения по каждому рейсу.
4. Изменение сроков оплаты
Если клиент перенёс срок выплаты, сотрудник может изменить плановую дату оплаты вручную и добавить поясняющий комментарий. Эти изменения сохраняются системой.
Процедура внесения изменений:
Кликнуть на строку с датой оплаты.
Установить новую дату.
Добавить обязательный комментарий.
Важные моменты
Данные для отчета берутся из всех заявок. Их можно вводить вручную или загружать из 1С (при наличии выгрузки).
История изменений ведется автоматически: всегда можно посмотреть, кто и когда менял даты оплат.
О том, как указать статус оплаты, подробно рассказано в статье «Статус оплаты заявки».
Демо-данные
Если вы только зарегистрировали компанию, в отчете CR START еще нет ваших данных. Поэтому он может казаться пустым и непонятным. Чтобы увидеть, как выглядят отчеты, включите переключатель «Демо-данные».
Что такое демо-данные? Это вымышленные данные автопарка − 30 примеров записей с разными статусами («Оплачен», «Не оплачен» и др.) и бизнес-ситуациями, которые система показывает, чтобы продемонстрировать возможности отчетов по финансам.
Демо-данные автоматически выключатся, когда в вашем отчете появится больше 5 записей. Но Вы всегда можете вручную включить или выключить демо-режим.
Учтите, что в демо-данных ссылки на заявки некликабельные. Данные нельзя редактировать. Недоступен выбор произвольного периода по датам. При этом рабочие фильтры внутри таблицы (контрагент, стоимость заявки и другие) остаются активными и функциональными.