Создан единый справочник договоров контрагентов. Теперь все документы хранятся централизованно и привязываются к заказам.
Кто может работать со справочником?
Администратор организации может создавать новые договоры, редактировать и удалять существующие.
Все остальные пользователи могут просматривать список договоров и использовать их в работе (например, при создании заказов).
Где находится: Раздел «Справочники» − «Договоры контрагентов».
Как создать новый договор?
Нажмите кнопку «Создать».
Заполните обязательные поля:
Контрагент: начните вводить название компании-контрагента и выберите нужный вариант из списка.
Вид договора: выберите «С заказчиком» или «С перевозчиком».
Номер и дата договора: укажите реквизиты согласно подписанному документу.
Юридическое лицо: укажите ваше юрлицо, от имени которого заключается договор.
Валюта взаиморасчётов: например, рубли, доллары, евро.
Срок оплаты (например, «20» дней).
Вариант срока оплаты («В календарных днях»,«В банковских днях»)
Тип оплаты: выберите значение из справочника («Безналичный», «Наличный», «Платежная карта»).
Признак «Основной». Если поставить этот флажок, договор будет подставляться в заказы по умолчанию. Для одной связки (ваше юрлицо + контрагент + вид договора) может быть только один основной договор.
Основной договор может быть только один для каждой уникальной связки. Если вы попытаетесь создать еще один основной, система предупредит вас об ошибке.
Нажмите «Сохранить». Поле «Название» заполнится автоматически на основе введенных данных − редактировать его вручную нельзя.
Просмотр списка договоров
В списке договоров вы можете видеть основную информацию по каждому документу: номер и дату договора, вид договора (С заказчиком / С перевозчиком), название компании-контрагента, ваше юридическое лицо и признак «Основной».
Любую колонку можно использовать для фильтрации (например, показать все договоры с конкретным контрагентом) и сортировки.
Использование договоров в заказе
1) Дополнительные настройки
Чтобы в заказе появилась возможность выбрать договор с контрагентом, администратору нужно выполнить предварительную настройку:
Перейдите в «Профиль организации» → раздел «Настройка полей».
Убедитесь, что в карточке заказа включено отображение полей:
«Юридическое лицо»
«Заказчик»
Без этих полей выбор договора в заказе будет недоступен.
2) Договор с заказчиком
При работе с заказом логика будет следующей:
− Выберите в заказе Юридическое лицо (вашу компанию).
− Выберите Заказчика (контрагента).
− После этого ниже станет доступно поле «Договор с заказчиком», в котором можно выбрать подходящий договор из справочника.
Основной договор между выбранным заказчиком и юрлицом подставится автоматически.
Если нет основного договора или нужен другой договор с вашим юр.лицом и контрагентом, то его можно выбрать из списка.
Если компания работает в CARGO.RUN Логистика в поле «Заказчик» можно выбирать контрагента также из справочника «Загрузки».
Как это работает:
Когда вы кликаете в поле выбора заказчика, выпадающий список теперь показывает варианты из справочника модуля «Загрузки». Если же необходимо найти контрагента из справочника модуля «Логистика» включите тумблер «Заказчик из CR Логистика».
Это удобно, когда нужная компания уже есть в базе загрузок, но вы еще не успели добавить её в основной справочник логистики. Просто начните вводить название, и система найдет все совпадения в обоих источниках.
3) Договор с перевозчиком
Здесь логика немного другая, так как перевозчик становится известен только после торгов.
При подтверждении отклика перевозчика или в карточке заказа (если перевозчик уже назначен) в окне подтверждения появляется поле «Договор с перевозчиком».
Вы можете выбрать договор из справочника (доступны только договоры вида «С перевозчиком» для данного перевозчика).
Вы можете выбрать договор из справочника (доступны только договоры вида «С перевозчиком») или, в исключительных случаях, ввести данные договора вручную прямо в этом окне. Ручной ввод сохранится только в этом заказе и не попадет в общий справочник.
Если для перевозчика и юрлица компании настроен основной договор, он подставится автоматически, как и в случае с заказчиком.
4) Интеграция с 1С
Для корректной работы бухгалтерии и обмена данными все договоры, созданные в справочнике, автоматически доступны для выгрузки в 1С.
Данные о договорах, которые были введены вручную в заказах (для перевозчиков), также передаются во внешнюю систему в связке с конкретным заказом.