Автоматическое сопоставление связывает входящую электронную транспортную накладную (ЭТрН) с подходящей заявкой в CARGO.RUN. После сопоставления ЭТрН отображается в карточке заявки, и дальнейшая работа с документом выполняется из этой карточки.
Настройки задаются отдельно для каждой организации. Изменить их может администратор транспортной организации.
Автоматическая обработка ЭЗЗ
В настройках ЭПД можно отключить автоматическое создание заказа по входящей ЭЗЗ. После этого документ сохраняется в реестре без заказа, а сотрудник вручную выбирает существующий заказ или заявку либо создаёт новый заказ.
Отдельно можно отключить автоматическое сопоставление ЭТрН с заявками. Ранее созданные связи при изменении настройки не удаляются.
Как открыть настройки
- Перейдите в профиль организации.
- Откройте вкладку «Настройки ЭПД».
- Укажите условия, по которым система должна искать заявку.
- Нажмите «Сохранить».
Все включённые условия применяются одновременно. Заявка будет сопоставлена с ЭТрН, только если она соответствует каждому включённому условию.
Рекомендуемая начальная настройка
Для начала работы рекомендуем выбрать следующие параметры:
- в блоке «Статусы заявок для поиска» включить статусы «Активная» и «Запланирована»;
- оставить включёнными обязательные условия «Госномер машины» и «Водитель» — эти условия используются всегда и не отключаются;
- включить условие «Номер ЭЗЗ»;
- включить условие «Дата создания ЭТрН и заявки» и указать допустимое отклонение 24 часа;
- остальные дополнительные условия на первом этапе оставить выключенными.
Такая настройка подходит для начала работы: она учитывает основные признаки перевозки и при этом не ограничивает поиск данными, которые могут по-разному заполняться в ЭТрН и заявках.
После начала реальной работы проверяйте результаты сопоставления. Если система находит несколько похожих заявок или связывает документ не с той заявкой, постепенно добавляйте дополнительные условия. Если ЭТрН часто остаются без заявки, проверьте качество заполнения данных и при необходимости ослабьте дополнительные условия.
Как работают обязательные условия
Госномер машины
Государственный номер автомобиля из ЭТрН должен соответствовать автомобилю, назначенному в заявке. Это условие работает всегда и не отключается.
Если подходящий автомобиль не найден в справочнике организации или в заявке назначен другой автомобиль, автоматическое сопоставление не выполняется.
Водитель
Водитель из ЭТрН должен соответствовать водителю, назначенному в заявке. Это условие также работает всегда и не отключается.
Система последовательно использует доступные данные водителя: сведения водительского удостоверения и ИНН, а затем номер телефона и ФИО. Поэтому важно поддерживать карточки водителей в актуальном состоянии и заполнять в них как можно больше идентифицирующих данных.
Как работают статусы заявок
Настройка определяет, среди каких заявок система будет искать совпадение.
- «Активная» — участвует в поиске всегда; этот статус нельзя отключить.
- «Запланирована» — рекомендуем включить, чтобы ЭТрН могла сопоставиться до начала выполнения заявки.
- «Выполнена» — при необходимости можно включить дополнительно. В поиске участвуют только заявки, выполненные не более 24 часов назад.
Если найдено несколько подходящих заявок, система в первую очередь выбирает активную, затем запланированную и только после этого выполненную. Среди заявок одного статуса преимущество получает заявка с наиболее близким плановым временем погрузки.
Как работают дополнительные условия
Номер ЭЗЗ
Система сравнивает номер ЭЗЗ, указанный в ЭТрН, с номером ЭЗЗ, связанным с заявкой.
Если номер совпал, заявка считается найденной без проверки остальных дополнительных условий: даты создания, плановой даты погрузки, контрагентов и адресов. При этом обязательные условия по автомобилю и водителю продолжают действовать, а статус заявки должен входить в выбранный список.
Рекомендуем включить этот параметр с самого начала: номер ЭЗЗ является наиболее точным дополнительным признаком связи документов.
Дата создания ЭТрН и заявки
Система сравнивает дату ЭТрН с датой создания заявки. В поле «Допустимое отклонение даты создания, ч» задаётся разрешённая разница между ними — от 1 до 240 часов.
Для начальной настройки рекомендуем указать 24 часа. Более короткий период сужает поиск, но может помешать сопоставлению, если заявка была создана заранее или ЭТрН поступила позднее.
Если номер ЭЗЗ совпал напрямую, это условие не проверяется.
Плановая дата и время первой точки погрузки
Система сравнивает дату и время погрузки из ЭТрН с плановым временем погрузки в заявке. Допустимое отклонение можно установить в пределах от 1 до 240 часов.
Включайте этот параметр, если плановое время одинаково и своевременно заполняется и в заявках, и в ЭТрН. Если время часто уточняется или переносится, условие может привести к тому, что подходящая заявка не будет найдена.
Контрагент точки погрузки по ИНН и КПП
Система сравнивает грузоотправителя из ЭТрН с контрагентом точки погрузки в заявке. Сопоставление выполняется по ИНН и КПП. Если КПП в документе не указан, используется только ИНН.
Включайте параметр, если реквизиты контрагентов в ЭТрН и справочнике CARGO.RUN заполняются единообразно.
Основной контрагент заявки по ИНН и КПП
Система сравнивает участника перевозки из ЭТрН с основным контрагентом заявки. Используются ИНН и КПП, а при отсутствии КПП — только ИНН.
Это отдельное условие сопоставления. Проверка контрагента точки погрузки сравнивает только контрагента самой точки и не заменяет проверку основного контрагента заявки.
Контрагент точки выгрузки по ИНН и КПП
Система сравнивает грузополучателя из ЭТрН с контрагентом точки выгрузки в заявке. Используются ИНН и КПП, а при отсутствии КПП — только ИНН.
Параметр помогает различать похожие рейсы, но требует корректных реквизитов контрагентов в обоих документах.
Адрес точки погрузки
Система сравнивает координаты адреса погрузки из ЭТрН с координатами точки погрузки в заявке. В поле «Радиус сопоставления точки погрузки, км» указывается допустимое расстояние — от 1 до 10 км.
Чем меньше радиус, тем точнее поиск. Однако слишком маленький радиус может помешать сопоставлению, если один и тот же объект в документах имеет разные координаты, например для въезда, склада и офиса.
Адрес точки выгрузки
Параметр работает так же для точки выгрузки: система проверяет, находятся ли координаты из ЭТрН и заявки в пределах указанного радиуса от 1 до 10 км.
Включайте проверку адресов после того, как убедитесь, что точки маршрута в заявках и ЭТрН распознаются корректно.
Как корректировать настройки после начала работы
Изменяйте параметры постепенно и оценивайте результат на реальных перевозках:
- если система находит не ту заявку, добавьте наиболее надёжное для вашей работы условие — например, контрагента, плановое время или адрес;
- если подходящая заявка не находится, проверьте обязательные данные автомобиля и водителя, выбранные статусы и каждое включённое дополнительное условие;
- не включайте условие только потому, что поле обычно заполнено: оно должно заполняться одинаково и в ЭТрН, и в заявке;
- после изменения настройки проверьте сопоставление на нескольких типовых перевозках организации.
Если автоматическая связь определена неверно, ЭТрН можно привязать, перепривязать или отвязать от заявки вручную в карточке документа.
Как отключить интеграцию с Контур.Диадок
Если интеграция успешно подключена, на странице подключения доступно действие «Отключить». Используйте его, когда организации требуется прекратить обмен документами через это подключение. После отключения проверьте состояние интеграции на той же странице.
Обязательное подтверждение титулов водителем
Если настройка включена, сформировать и подписать T2 или T4 можно после того, как исходный T1 или T3 подтверждён водителем и синхронизирован с оператором ЭДО. Если настройка выключена, проверка синхронизации не блокирует ответный титул, кроме случая отклонения исходного титула.